Le traitement dénommé « SI-Candidatures » permet le dépôt dématérialisé et la gestion des candidatures à la fonction de conseiller prud'homal.
Initialement mis en œuvre par la direction générale du travail (DGT), il est depuis 2018 mis en œuvre par le ministère de la justice (direction des services judiciaires ou « DSJ »).
Ses modalités de mise en œuvre sont prévues par les articles D1441-22-1 et suivants du code du travail.
1. Qui est le responsable de ce traitement ?
Le ministère de la justice, direction des services judiciaires (13 Place Vendôme, 75001 Paris) est le responsable de traitement.
2. Quelles sont les finalités et la base juridique de ce traitement ?
Ce traitement de données est nécessaire à l’exercice d’une mission d’intérêt public dont est investi le ministère de la justice (art. 6-1-e du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD »).
Ce traitement poursuit deux finalités :
- le dépôt dématérialisé des candidatures, par l’intermédiaire d’un formulaire en ligne qui peut être renseigné soit par le candidat soit par le mandataire de l’organisation professionnelle ou syndicale ;
- la gestion des candidatures par la direction des services judiciaires.
3. Quelles sont les données enregistrées dans le traitement ?
Les données collectées et enregistrées dans le traitement diffèrent selon la catégorie de personne à laquelle vous appartenez. Plusieurs catégories de personnes voient en effet leurs données collectées dans le traitement SI Candidatures :
- Les candidats à la fonction de conseillers et, si vous êtes conjoint collaborateur au sens de l’article L. 121-4 du code de commerce, votre conjoint mandant;
- Les représentants des organisations syndicales et professionnelles : votre compte a été créé par la direction des services judiciaires (DSJ) pour vous permettre de consulter la liste des sièges obtenus pour votre organisation, gérer les mandataires et suivre l'avancement des candidatures de votre organisation ;
- Les mandataires de ces mêmes organisations, désignés par les représentants : votre compte à l’application a été créé par le représentant national et vous êtes responsable de la constitution et du dépôt des listes de candidats ; vous contrôlez et attestez que la liste de candidats transmise au ministère de la justice remplit les conditions fixées par le code du travail ;
- Les utilisateurs « métiers », à savoir les personnels du ministère de la justice qui instruisent les demandes, ainsi que leur prestataire, et les différents «supports» (support dit « technique » et support dit « métier ») : l’accès au traitement vous permet d’instruire les candidatures et, pour les supports, d’assister les intervenants en cas de difficultés.
Seront ainsi enregistrées dans le traitement :
SI VOUS ETES REPRESENTANT NATIONAL D’UNE ORGANISATION SYNDICALE OU PROFESSIONNELLE A LAQUELLE A ETE ATTRIBUE DES SIEGES
- Vos noms, prénoms et civilité ;
- Votre adresse électronique professionnelle ou personnelle ;
- Votre ou vos numéros de téléphone fixe ou mobile, professionnel ou personnel ;
- La dénomination sociale de l'organisation que vous représentez ;
- Votre qualité de représentant dûment mandaté par votre organisation pour la désignation des conseillers prud'hommes.
SI VOUS ETES MANDATAIRE DEPARTEMENTAL D’UNE ORGANISATION SYNDICALE OU PROFESSIONNELLE A LAQUELLE A ETE ATTRIBUE DES SIEGES
- Vos noms, prénoms et civilité ;
- Vos adresses postale et électronique personnelles ou professionnelles ;
- Votre numéro de téléphone mobile personnel ou professionnel ;
- La dénomination sociale de l'organisation que vous représentez ;
- Votre qualité de mandataire dûment mandaté par votre organisation pour la désignation des conseillers prud'hommes.
SI VOUS ETES CANDIDAT A LA FONCTION DE CONSEILLER PRUD’HOMAL
- Vos noms de naissance et d'usage, prénoms, sexe ;
- Vos date, commune et pays de naissance ;
- Votre nationalité ;
- Votre qualité d'actuel ou d'ancien conseiller prud'homme ;
- Vos adresses postale et électronique, personnelles ou professionnelles ;
- Votre ou vos numéros de téléphone fixe ou mobile, professionnel ou personnel ;
- L'activité que vous exercez ou la dernière activité exercée à la date d'ouverture du dépôt des candidatures ;
- La ou les activités exercées pendant deux ans dans les dix ans précédant votre candidature, ou l'exercice des fonctions de conseiller prud'homme dans les dix ans précédant la candidature, ou, lorsque vous vous présentez en tant que conjoint collaborateur en application du 2° de l'article L. 1441-12 du code du travail, votre appartenance pendant deux ans au statut de conjoint collaborateur ;
- Le conseil de prud'hommes, le collège et la section au titre desquels vous vous présentez ;
- Vos qualités qui justifient du conseil de prud'hommes, du collège et de la section au titre desquels vous vous présentez ;
- L'attestation selon laquelle vous n’êtes l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à vos droits civiques et vous n’exercez pas d'activité incompatible avec les fonctions de conseiller prud'homme ;
- Votre qualité de candidat et le mandat que vous conférez à ce titre au mandataire pour la désignation des conseillers prud'hommes ;
- La dénomination sociale de l'organisation qui vous présente ;
- Le fichier de réponse à la demande de consultation du casier judiciaire national.
En outre, à l’appui de votre candidature, divers justificatifs doivent être produits, permettant à la DSJ de vérifier que l’ensemble des conditions de recevabilité sont bien remplies. Il s’agit :
- De votre titre d'identité dématérialisé,
- Du ou des justificatifs dématérialisés de l'exercice, dans les dix ans précédant votre candidature, d'un mandat prud'homal, d'une ou d'activités professionnelles pendant une durée de deux ans ou de l'appartenance au statut de conjoint collaborateur pour une durée équivalente ;
- Du ou des justificatifs dématérialisés de la candidature dans le conseil de prud'hommes, le collège et la section au titre desquels vous êtes présenté,
- Du mandat dématérialisé confié au mandataire qui a déposé, pour votre compte, la candidature.
Enfin, sont également enregistrés dans le traitement les statuts du dossier du candidat et les échanges écrits entre le mandataire et la DSJ dans le cadre de l’instruction des candidatures, qui permettent de corriger ou de compléter le dossier.
SI VOUS ETES LE CONJOINT D’UN CANDIDAT QUI SE PRESENTE EN TANT QUE CONJOINT COLLABORATEUR :
- Vos noms de naissance et d'usage, prénoms, sexe ;
- Vos date, commune et pays de naissance ;
- Votre nationalité ;
- Le fichier de réponse à la demande de consultation du casier judiciaire national ;
Là encore, des documents vous concernant seront joints à la candidature de votre conjoint :
- Le mandat que vous lui avez confié ;
- Votre titre d'identité dématérialisé ; si ce titre ne comporte pas la mention de la nationalité, un autre titre dématérialisé justifiant de votre nationalité,
- L'attestation selon laquelle vous ne faites l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à vos droits civiques, que vous n'exercez pas d'activité incompatible avec les fonctions de conseiller prud'homme et que vous n'êtes pas vous-même candidat.
SI VOUS ETES UTILISATEUR DU SYSTEME D’INFORMATION :
- Vos noms, prénoms et civilité ;
- L'habilitation qui vous est conférée pour la désignation des conseillers prud'hommes, précisant vos droits d'accès et de consultation, de création, de modification et de suppression des données du traitement.
4. Combien de temps sont conservées les données ?
Plusieurs durées de conservation sont prévues.
Certaines données font l’objet d’un effacement « anticipé », une fois que les voies de recours sont épuisées, c’est-à-dire au bout de 10 jours après la nomination. Il s’agit :
- Des données relatives aux candidats qui n’auraient pas été nommés conseiller prud'homme ;
- Des données relatives au conjoint du candidat qui s’est présenté comme conjoint collaborateur ;
- De certaines données relatives aux candidats nommés conseiller prud'homme.
Les documents justificatifs à l’appui de la candidature, ainsi que les échanges entre les mandataires et la DSJ, intervenus à l’occasion de l’étude de la candidature, sont également effacés à l’issue de cette durée.
Les autres données sont quant à elles conservées jusqu’à la fin du mandat de conseiller prud'homme ; pour rappel, ces derniers sont nommés tous les quatre ans, en application de l’article L1441-1 du code du travail.
Il s’agit des données relatives aux représentants et aux mandataires, sous réserve que le mandat confié par l’organisation n’ait pas pris fin avant. Dans cette hypothèse, leurs données sont alors supprimées à la fin du mandat confié par l’organisation.
Il s’agit enfin des données relatives aux candidats nommés conseiller prud'homme qui n’ont pas fait l’objet d’un effacement anticipé : les noms de naissance et d'usage, prénoms, sexe ; les date, commune et pays de naissance ; le conseil de prud'hommes, le collège et la section au titre desquels ils sont présentés ; la dénomination sociale de l'organisation qui les présente.
5. Qui accède aux données ?
Les destinataires sont les personnels accédant directement au traitement « SI-Candidatures » et aux données qui y sont enregistrées, ainsi que les personnels qui, sans accès direct au traitement, sont toutefois amenés à recevoir, dans le cadre de leurs missions, communication de certaines données vous concernant.
Les personnels habilités de la DSJ (et de son prestataire) accèdent directement aux données enregistrées dans le traitement, d’une part pour instruire les candidatures et désigner les conseillers et, d’autre part, pour organiser la formation initiale à l'exercice de leurs fonctions juridictionnelles que les conseillers nouvellement désignés doivent suivre.
Au cours de l’instruction des candidatures, les personnels du service du casier judiciaire (CJN) sont destinataires des données d’identité concernant les candidats et le conjoint si le candidat a le statut de conjoint collaborateur, afin de leur permettre de procéder, conformément aux dispositions du code du travail, à la vérification du bulletin n° 2 du casier judiciaire.
Enfin, l’Ecole nationale de la magistrature (ENM) est destinataire de certaines données relatives aux conseillers désignés afin d’organiser leur formation.
6. Comment exercer vos droits « Informatique et Libertés » ?
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et à la limitation du traitement qui s’exercent auprès de la DSJ, à l’adresse suivante :
cph-designation.dsj-rhm4@justice.gouv.fr.
Pour l’ensemble des personnes concernées par le traitement, le droit d’opposition est écarté sur le fondement de l’article 23-1-e) du RGPD, à savoir la continuité du service public de la justice (« objectif important d'intérêt public général de l'Union ou d'un État membre »).
Enfin, pour l’ensemble des personnes concernées, le droit à l’effacement ne trouve pas à s’appliquer, le traitement étant fondé sur la mission d’intérêt public (article 17-3-b) du RGPD).
En cas de difficulté ou pour toute question relative au traitement de vos données, vous pouvez saisir le délégué à la protection des données (DPD) du ministère de la justice à l’adresse suivante : ministère de la Justice, DPD, 13 Place Vendôme, 75042 Paris Cedex 01 ou dpd@justice.gouv.fr.
Si vous estimez, après avoir contacté le DPD, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.